Rechnung / Faktura


Definition – Rechnung:


Eine Rechnung auch Faktura genannt ist ein Dokument aus dem Rechnungswesen, das ein detailliertes Verzeichnis über eine monetäre Forderung für Waren bzw. Dienstleistungen beinhaltet. Im Allgemeinen enthält sie Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Bezahlungsformalitäten und den Lieferanten. Eine Rechnung kann auch als Zahlungsaufforderungen bezeichnet werden.


Muster bzw. Vorlage einer Rechnung:


Anbei sehen Sie das Muster einer Rechnung. Diese wird als PDF zum Download angeboten und ist idealerweise in Kombination mit unserer schnippbrief Softwarelösung individuell an jedes Unternehmen anpassbar.

Eine Rechnung ist ein Vertriebsbeleg und enthält folgende Informationen:

  • Angaben zur Leistungserfüllung (Details zur Art und Menge der Produkte / Erläuterung der Dienstleistung)
  • Verzeichnis der Kostenpositionen aller gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen
  • Beginn (Datum) und Dauer der Leistungserfüllung
  • Bestandteil im Rechnungswesen / in der Finanzbuchhaltung

Wissenswertes zu einer Rechnung:


Die Rechnung gehört zu den am weit verbreitetsten Dokumenten im geschäftlichen Schriftverkehr. Zur Anerkennung der Rechnung durch das zuständige Finanzamt gehört die Einhaltung einer Reihe von gesetzlich geregelten Pflichtangaben. Dabei macht die Art der Zustellung (ob postalisch oder elektronisch) keinen Unterschied.


Wann muss eine Rechnung gestellt werden?


Grundsätzlich gilt, dass ein Unternehmer, der eine Leistung an einen anderes Unternehmen ausführt, verpflichtet ist innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung zu stellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Diese Verpflichtung gilt gegenüber privaten Empfängern nicht. Eine Ausnahme in diesem Zusammenhang stellt die Rechnungsstellungspflicht in Zusammenhang mit einem Grundstück (u.a. Bauleistungen, Instandhaltung, Gartenarbeiten) dar. Hintergrund hierzu ist das Gesetz zu Bekämpfung der Schwarzarbeit.

Wird eine Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt, droht eine Geldbuße bis zu 5000€.


Wer muss Umsatzsteuer ausweisen?


Grundsätzlich muss jeder Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen. Davon ausgenommen sind lediglich Kleinunternehmer im Sinn der Kleinunternehmerregelung §19 Umsatzsteuergesetz. Diese ist anwendbar wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17 500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Dabei muss der Unternehmer dem Finanzamt anzeigen, ob er von der Umsatzsteuerpflicht befreit werden will. Eine entsprechende Hinweispflicht gilt nicht, ist jedoch ratsam. Dies kann bspw. durch einen Zusatz geschehen: "Umsatzsteuer wird aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nicht ausgewiesen".


Welche Pflichtangaben müssen auf einer Rechnung aufgeführt werden?


Rechnungen müssen nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.)
  • Rechnungsnummer : Fortlaufende einmalige Nummer zur Identifizierung der Rechnung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung / Zeitpunkt der Leistungserbringung ( § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG )
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder entsprechender
  • Hinweis bei Anwendung der KleinunternehmerregelungHinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers

Welche Sonderregelungen gelten für Rechnungen unter 150€?


Übersteigt eine Rechnung den Gesamtbetrag von 150€ brutto nicht, so spricht man von einer Kleinstbetragsrechnung für die erleichterte Vorschriften gelten. Für Rechnungen dieser Art reichen folgende Pflichtangaben.

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung, Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
  • Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Welche besonderen Anforderungen gelten für elektronisch übermittelte Rechnungen?


Am 23.09.2011 hat der Bundesrat dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt, das rückwirkend zum 1.7.2011 für die elektronische Rechnungsstellung gilt. Mit dieser Regelung treten einige Erleichterungen für die Handhabung von elektronisch zu versendenden Rechnungen in Kraft.

Dabei wurden die sehr strengen Anforderungen gelockert. So können nun Rechnungen auch auf elektronischem Wege versandt werden. In der Praxis betrifft dies den Versand als PDF per Email oder auch die Zurverfügungstellung einer Rechnung per Download. Stimmt der Rechnungsempfänger dem elektronischen Empfang der Rechnung zu, sind keine speziellen technischen Übermittlungsverfahren mehr notwendig. Hierbei gilt es zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Dies bedeutet, dass die Identität des Rechnungssteller sowie die Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung sowie die Erkennbarkeit durch das menschliche Auge sichergestellt werden müssen. Hierzu können digitale Signaturen verwendet werden. Diese sind jedoch nicht zwingend erforderlich. Hierzu hat das Bundesfinanzministerium am 2. Juli 2012 in einem Anwendererlass klar gestellt, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, ausreichen. Hierbei muss es sich nicht um EDV-gestützte Verfahren handelt. Ein Abgleich des Rechnungsempfängers mit dem Angebot oder Lieferschein reicht dabei aus.


Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?


Grundsätzlich gilt, dass ein Unternehmer sowohl gestellte als auch empfangene Rechnungen für 10 Jahre aufbewahren muss, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung der Originalrechnung unter bestimmten Umständen zulässig ist. Besonderheiten bei hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten von elektronisch übermittelten Rechnungen.

Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen ebenfalls elektronisch aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass die Rechnung für 10 Jahre auf einem Datenträger aufzubewahren ist, der keine Änderungen mehr zulässt. Nach dem Fragen-Antworten-Katalog des Bundesfinanzministeriums sind hierfür einmal beschreibbare CDs und DVDs ausreichend.