Einladung zum Vorstellungsgespräch


Definition - Einladung zum Vorstellungsgespräch:


Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein Brief an den Bewerber, der aussagt, dass er dem Anforderungsprofil der Stellenauschreibung entspricht. Die Bewerbungsmappe inklusive Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Bewerbungsfoto muss einen positiven Eindruck hinterlassen haben. Die Bewerbung hat dem Kandidaten ein Bewerbungsgespräch verschafft.


Muster bzw. Vorlage einer Einladung zum Vorstellungsgespräch:


Hier finden Sie eine Muster-Vorlage einer Einladung zum Vorstellungsgespräch zum Download. Alle Vorlagen können in Kombination mit unserer Software schnell und einfach individualisiert und personalisiert werden.

Funktion einer Einladung zum Bewerbungsgespräch:

  • Bewerberkreis eingrenzen
  • Bewerber darüber informieren, dass Interesse seitens der Firma eine Einstellung betreffend besteht
  • Einladung des Bewerbers durch den Arbeitgeber zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch

Warum Formulierung und Erscheinungsbild des Einladungsschreibens zum Vorstellungsgespräch wichtig sind.


Qualifizierte Mitarbeiter sind das Kapital eines Unternehmens. Jedes Dokument im gesamten Bewerbungsprozess, vom Bestätigungsschreiben über den Erhalt von Unterlagen bis zur positiven Zusage repräsentieren das Unternehmen und sind Werbung in eigener Sache. Denn auch der Bewerber macht sich ein Bild über das Unternehmen. Gerade bei qualifizierten Berufen, die eine Spezialausbildung oder ein Hochschulstudium voraussetzen, ist das Angebot an Stellen größer als die Anzahl der Bewerber. Der Wettkampf um die besten Mitarbeiter ist also voll im Gange. Ein positiver Eindruck beim Bewerber ist somit von großer Bedeutung. Die Bewerbungskorrespondenz ist daher ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Repräsentation. Vermeiden Sie daher veraltete Formulierungen und zeigen Sie sich als ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen. Achten Sie dabei darauf, dass alle für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch wichtigen Bestandteile in Ihrem Einladungsschreiben enthalten sind. Dazu zählen:

  • Ort und Datum und genaue Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs; idealerweise mit einer genaueren Beschreibung wie bspw. „Melden Sie sich am Empfang, dieser ist über Ihr Erscheinen informiert“
  • Name und Funktion des Gesprächspartners
  • Information über weitere Gesprächsteilnehmer
  • Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (Telefonnummer, Email-Adresse für Rückfragen)
  • Geplante Dauer des Vorstellungsgesprächs
  • Adresse des Unternehmens; Angabe zu etwaigen Parkmöglichkeiten; Kurzinformationen zur Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, falls vorhanden.

Postalisch oder per Email?


Online-Bewerbungen sind heutzutage Gang und Gebe. Aber auch bei einer postalischen Bewerbung ist die Antwort per Email erlaubt – vorausgesetzt die Bewerbungsunterlagen enthalten die Emailadresse des Bewerbers.


Ausreichend Vorlaufzeit


Nicht selten befinden sich Bewerber zum Zeitpunkt der Bewerbung in einem Arbeitnehmerverhältnis. Ein kurzfristiger Termin, der vielleicht für Arbeitssuchende einzurichten ist, ist für Personen, die einer Vollzeitbeschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber nachgehen, schwer zu organisieren. Achten Sie deshalb darauf, dem Kandidaten genügend Vorlaufzeit zu geben und kündigen Sie ein Vorstellungsgespräch mindestens acht Tage im Voraus an.


Rechtliche Rahmenbedingungen – Wer trägt dem Bewerber entstehende Kosten?


Nach §§ 662 bis 676 BGB haben Bewerber grundsätzlich den Anspruch auf Erstattung der, für das Vorstellungsgespräch entstehenden Auslagen. Hierzu zählen Fahrt- und Übernachtungs-, genauso wie Verpflegungskosten. Diese Regelung greift, insofern der Arbeitnehmer im Vorfeld nicht explizit auf die Nicht-Erstattung dieser Kosten hinweist. Dies ist zwar nicht üblich, aber durchaus zulässig. Will der Arbeitgeber so verfahren, muss dieser den Bewerber im unmissverständlich auf die Nicht-Erstattung der im Rahmen des Vorstellungsgesprächs für den Bewerber entstehenden Kosten hinweisen – und zwar vor dem Vorstellungsgespräch. Idealerweise erfolgt der Hinweis auf den Kostenausschluss in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch. Hierzu nachfolgendes Formulierungsbeispiel: „Bitte haben Sie Verständnis, dass wir etwaige mit der Wahrnehmung dieses Vorstellungsgesprächs verbundene Kosten nicht übernehmen können.“